La experiencia en proyectos de gestión documental nos dice que las claves de éxito suelen estar lejos de la tecnología.
Al tratarse de actividades corporativas en las que el trabajo de los usuarios es muy intenso, dichas actividades deben ser integradas en nuevos procedimientos de gestión que deben ser asumidos no sólo por los usuarios, sino también por sus jefes y responsables.
Algunas claves:
- Orientación al usuario: Que el sistema sea sencillo de entender, con sólo las funcionalidades necesarias, amigable para que no cree aversión e integrado con su actividad diaria, para evitar duplicar las tareas.
- Gestión del cambio: Prever y gestionar las dificultades que nos vamos a encontrar con información, formación y ayuda al usuario.
- Infraestructura: Disponer de una plataforma integrada con los servicios corporativos, sencilla y económica de mantener.
- Soporte y Mantenimiento: Organizar y disponer de soporte al usuario y administrador, así como mantenimiento de la plataforma, asegurando la continuidad del servicio.
Tecnología:
Dependiendo del tipo y alcance del proyecto las plataformas con las que trabajamos son: